全宗卷规范
1. 全宗卷概述
1.1 全宗卷的概念
1.1 全宗卷的概念
- 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
- 全宗卷是全宗管理过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，是档案的档案。
1.2 全宗卷的编制原则
1.2 全宗卷的编制原则
- 以全宗为单位编制，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
- 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求反映全宗及其管理的历史面貌。
- 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
2. 全宗卷的主要内容
2.1 全宗介绍类
2.1 全宗介绍类
- 全宗介绍（全宗指南）
- 封面：名称、时间、全宗号
- 正文：全宗构成者沿革（简介）、单位名称、成立时间、主要职能、隶属关系、地点、性质、所辖区域等。
- 全宗内档案内容介绍（重点要详细）：档案的种类、数量和保管期限、档案的整理、档案的完整程度及利用情况、检索工具的配置情况、档案的移交进馆情况。
- 全宗内档案内容介绍（概括）：文书档案、会计档案等。
- 备注：补充说明、全宗内档案的遗失、销毁情况等。
- 大事记、组织沿革。
2.2 档案收集类
2.2 档案收集类
- 档案接收和征集工作的办法、标准
- 档案交接文据及相关目录（移交表格）
- 征集档案记录
- 档案来源和价值说明
2.3 档案整理类
2.3 档案整理类
- 文件材料分类
- 归档范围和保管期限
- 整理工作方案
2.4 档案鉴定类
2.4 档案鉴定类
- 档案鉴定制度、销毁制度、保密制度
- 成立和调整鉴定小组成员的文件
- 保管期限表
- 鉴定工作行成的报告、请示及批复
- 销毁档案清册
2.5 档案保管类
2.5 档案保管类
- 档案保管工作制度
- 档案安全检查记录
- 库房温湿度记录
- 出入库登记
- 档案保护、修复等工作记录和说明材料
- 档案保管状况分析和工作总结报告
2.6 档案统计类
2.6 档案统计类
- 档案基础统计台账
- 档案工作基本情况统计报表
- 档案工作统计分析材料
2.7 档案利用类
2.7 档案利用类
- 档案借阅利用制度（审批单、介绍信等）
- 借阅利用登记簿和利用效果反馈登记簿
- 档案利用效果典型事例汇编
- 检索工具
- 档案编研与出版情况
- 展览与公布情况，珍贵档案介绍等
2.8 新技术利用类
2.8 新技术利用类
- 信息化建设规划
- 系统软件及使用说明书
- 档案信息化和数字化工作情况
3. 全宗卷的整理方法
3.1 文件材料装订
3.1 文件材料装订
- 以件为单位进行装订。
3.2 文件材料分类
3.2 文件材料分类
- 按照八大类的顺序进行分类。
3.3 文件材料的排序
3.3 文件材料的排序
- 分入不同类目后，按问题-时间顺序排列。
3.4 文件材料的编写
3.4 文件材料的编写
- 例：4003-1-2（全宗号，全宗介绍类，第2件）。
