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全宗卷整理与管理

1. 全宗卷概念

1.1 全宗卷定义

• 全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。
• 它是管理全宗档案的重要工具，对于维护档案的完整性和可追溯性至关重要。

1.2 全宗卷重要性

• 全宗卷的整理和管理对于档案的保存和利用具有重要意义。
• 良好的全宗卷管理可以确保档案的安全、有序和易于检索。
• 全宗卷能够提供全宗档案的背景信息和详细情况，对于研究、学习和利用档案资源具有重要作用。

2. 全宗卷整理要求

2.1 编制页码

2.1.1 页码编制原则

• 全宗卷内文件应以件为单位编制页码。
• 页码应逐页编制，并标注在文件右下角或左下角。
• 已印制并编有页码的文件可以保持原有页码不变。

2.1.2 页码标注位置

• 页码应标注在文件正面右下角或背面左下角。
• 页码标注应清晰、规范，便于识别和查阅。

2.2 盖章要求

2.2.1 归档章位置

• 归档章应加盖在归档文件首页右上端的空白位置。
• 归档章应包括全宗号、类号、件号等信息，以便于档案的分类和管理。

2.2.2 归档章样式

• 归档章采用国标样式，颜色为黑色。
• 归档章包括全宗号、类号、件号等信息的六格布局，每格长度为20mm，宽度为10mm。

2.3 盒内纸质文件要求

2.3.1 目录打印

• 归档文件目录应打印纸质目录，放在档案盒内首页。
• 纸质归档文件目录应包括类目名称、件号、责任者、文件题名、日期、载体类型和备注等信息。

2.3.2 目录内容要求

• 类目名称应填写全宗卷的内容分类，包括全宗介绍类、档案工作制度类、档案收集类、档案利用类、档案统计类、档案鉴定类、档案信息化建设类等。
• 件号应填写归档文件顺序号。
• 责任者应填写制发文件的单位或部门，即文件的发文单位或落款名称。
• 文件题名应表达中心内容和形式特征，没有标题或标题无法区分同名文件的，应自拟标题，外加“［ ］”号，附于原题名之后。
• 日期应填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。
• 备注应填写注释文件需说明的情况。

2.4 纸质文件各类内容整理要求及注意点

2.4.1 全宗介绍类

• 包括立档单位构成、单位简介、组织架构、董事会、资质荣誉、发展历程、大事记等文件材料。
• 这些文件材料应说明全宗背景和档案状况。

2.4.2 档案工作制度类

• 应包括需要贯彻执行的国家、华润置地、上级单位和本单位制定的档案工作规章制度。
• 文件材料归档范围表等也应包括在内。
• 注意点：总部相关制度无需每项进行罗列，可汇总为一条目录；城市公司相关制度应在目录中逐条写明并及时更新。

2.4.3 档案收集类

• 包括档案移交清册及相关案卷目录、文件目录等。
• 建设工程竣工档案验收申请表及相关竣工档案编制说明、案卷目录、卷内文件目录等也应包括在内。
• 注意点：移交清册空白行需画斜线处理；移交清册中移交部门及接收部门均需签字确认；竣工档案编制说明需加盖建设单位公章。

2.4.4 档案利用类

• 包括档案利用申请、档案利用登记表、档案利用效果反馈表、档案编研成果等。

2.4.5 档案统计类

• 包括档案人员情况统计表、档案库房设备情况统计表、档案利用情况统计表、室藏档案数量统计表、档案收进登记表、档案移出登记表等。

2.4.6 档案鉴定类

• 包括档案或不归档文件资料鉴定销毁形成的报告、请示及批复。
• 销毁处置档案资料的清册、目录等也应包括在内。

2.4.7 档案信息化建设类

• 包括档案管理系统操作手册、系统建设相关文件材料。
• 各类信息系统数据归档相关文件材料等也应包括在内。

3. 文件装订要求

3.1 装订原则

• 归档文件一般以件为单位装订。
• 装订前需去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
• 幅面过大的文件，应折叠成A4幅面装订。

3.2 装订材料

• 厚度小于1厘米的文件宜采用不锈钢钉装订。
• 厚度大于1厘米的文件宜采用“三孔一线”装订。

3.3 装订位置

• 采用不锈钢钉装订，宜装订在文件左上角空白处或文件左侧空白处。
• 采用“三孔一线”装订方式，宜装订在左侧空白处。

3.4 装订要求

• 装订应牢固，不压字、不倒页、不损页，保持文件平整。

4. 装盒要求

4.1 脊背填写

• 脊背填写全宗号及全宗名称。

4.2 封面填写

• 封面填写全宗号、盒号及全宗名称。

4.3 备考表

• 备考表印制在卷盒内底面，项目包括盒内文件情况说明、立卷人（整理人）、检查人和日期等。
• 盒内文件情况说明应填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
• 立卷人应填写本盒档案实际整理人的姓名。
• 检查人应填写负责审核档案整理质量的人名姓名。
• 日期应填写归档文件整理完毕的日期。

5. 全宗卷各类模板

5.1 归档章样式

• 归档章样式应包括全宗号、类号、件号等信息，布局规范，易于识别。

5.2 盒内目录

• 盒内目录应包括类目名称、件号、责任者、文件题名、日期、载体类型和备注等信息，便于查阅和检索。

5.3 档案盒样式

• 档案盒样式应包括全宗号、盒号及全宗名称等信息，便于管理和分类。

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