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全宗卷规范

1. 全宗卷概述

1.1 全宗卷概念

1.1.1 全宗卷定义

• 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
• 全宗卷是全宗管理过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，是档案的档案。

1.1.2 全宗卷的重要性

• 全宗卷是对全宗进行科学管理的重要工具和手段。
• 通过全宗卷，可以了解该全宗管理过程的情况，还可以了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况。
• 全宗卷为全宗的进一步科学管理提供必要的依据。

1.2 全宗卷编制原则

1.2.1 以全宗为单位编制

• 以全宗为单位编制，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。

1.2.2 文件材料齐全、完整、真实

• 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求反映全宗及其管理的历史面貌。

1.2.3 整理方法科学、格式规范

• 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

1.3 全宗卷主要内容

1.3.1 全宗介绍类

• 全宗介绍（全宗指南）
  • 封面：名称、时间、全宗号
  • 正文：全宗构成者沿革（简介）、单位名称、成立时间、主要职能、隶属关系、地点、性质、所辖区域等。
  • 全宗内档案内容介绍（重点要详细）：档案的种类、数量和保管期限、档案的整理、档案的完整程度及利用情况、检索工具的配置情况、档案的移交进馆情况。
  • 备注：补充说明、全宗内档案的遗失、销毁情况等。
  • 大事记、组织沿革。

1.3.2 档案收集类

• 档案接收和征集工作的办法、标准。
• 档案交接文据及相关目录（移交表格）。
• 征集档案记录。
• 档案来源和价值说明。

1.3.3 档案整理类

• 文件材料分类。
• 归档范围和保管期限。
• 整理工作方案。

1.3.4 档案鉴定类

• 档案鉴定制度、销毁制度、保密制度。
• 成立和调整鉴定小组成员的文件。
• 保管期限表。
• 鉴定工作行成的报告、请示及批复。
• 销毁档案清册。

1.3.5 档案保管类

• 档案保管工作制度。
• 档案安全检查记录。
• 库房温湿度记录。
• 出入库登记。
• 档案保护、修复等工作记录和说明材料。
• 档案保管状况分析和工作总结报告。

1.3.6 档案统计类

• 档案基础统计台账。
• 档案工作基本情况统计报表。
• 档案工作统计分析材料。

1.3.7 档案利用类

• 档案借阅利用制度（审批单、介绍信等）。
• 借阅利用登记簿和利用效果反馈登记簿。
• 档案利用效果典型事例汇编。
• 检索工具。
• 档案编研与出版情况。
• 展览与公布情况，珍贵档案介绍等。

1.3.8 新技术利用类

• 信息化建设规划。
• 系统软件及使用说明书。
• 档案信息化和数字化工作情况。

1.4 全宗卷整理方法

1.4.1 文件材料装订

• 以件为单位进行装订。

1.4.2 文件材料分类

• 按照八大类的顺序进行分类。

1.4.3 文件材料的排序

• 分入不同类目后，按问题-时间顺序排列。

1.4.4 文件材料的编写

• 例：4003-1-2（全宗号，全宗介绍类，第2件）。

1.4.5 编制文件材料目录

• 编制文件材料目录。

1.4.6 文件材料装盒

• 文件材料装盒。 """