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全宗卷规范

DA/T 12-2012

1. 概念

1.1. 全宗定义

• 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
• 全宗卷是全宗管理过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，是档案的档案。
• 全宗卷是对全宗进行科学管理的重要工具和手段，通过全宗卷，可以了解该全宗管理过程的情况，还可以了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况，从而为该全宗的进一步科学管理提供必要的依据。

1.2. 全宗卷的作用

• 全宗卷的编制是实现档案管理科学化、规范化的关键步骤。
• 通过对全宗卷的编制，可以全面了解全宗的历史背景、档案内容、数量和利用情况，从而为全宗的科学管理提供依据。
• 全宗卷的编制也有助于提高档案管理的效率，确保档案的完整性和安全性。

2. 编制原则

2.1. 编制单位

• 全宗卷的编制应以全宗为单位进行，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。

2.2. 文件材料的要求

• 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求反映全宗及其管理的历史面貌。

2.3. 整理方法

• 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

3. 主要内容

3.1. 全宗介绍类

• 全宗介绍（全宗指南）：以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分等情况进行介绍的材料。
• 封面：名称、时间、全宗号。
• 正文：全宗构成者沿革（简介）、单位名称、成立时间、主要职能、隶属关系、地点、性质、所辖区域等。
• 全宗内档案内容介绍（重点要详细）：档案的种类、数量和保管期限、档案的整理：主要介绍各类档案整理的基本方法。先后采用了不同的整理方法，也要一并交待；档案的完整程度及利用情况：有无断年、缺项、少页、破损等现象；介绍各类档案的利用情况（含人次、卷次）；检索工具的配置情况;主要介绍室藏档案检索工具的种类、数量等；档案的移交进馆情况。
• 全宗内档案内容介绍（概括）：文书档案、会计档案等。
• 备注：补充说明、全宗内档案的遗失、销毁情况等。
• 大事记、组织沿革。

3.2. 档案收集类

• 档案接收和征集工作的办法、标准。
• 档案交接文据及相关目录（移交表格）。
• 征集档案记录。
• 档案来源和价值说明。

3.3. 档案整理类

• 文件材料分类。
• 归档范围和保管期限。
• 整理工作方案。

3.4. 档案鉴定类

• 档案鉴定制度、销毁制度、保密制度。
• 成立和调整鉴定小组成员的文件。
• 保管期限表。
• 鉴定工作行成的报告、请示及批复。
• 销毁档案清册。

3.5. 档案保管类

• 档案保管工作制度。
• 档案安全检查记录。
• 库房温湿度记录。
• 出入库登记。
• 档案保护、修复等工作记录和说明材料。
• 档案保管状况分析和工作总结报告。

3.6. 档案统计类

• 档案基础统计台账。
• 档案工作基本情况统计报表。
• 档案工作统计分析材料。

3.7. 档案利用类

• 档案借阅利用制度（审批单、介绍信等）。
• 借阅利用登记簿和利用效果反馈登记簿。
• 档案利用效果典型事例汇编。
• 检索工具。
• 档案编研与出版情况。
• 展览与公布情况，珍贵档案介绍等。

3.8. 新技术利用类

• 信息化建设规划。
• 系统软件及使用说明书。
• 档案信息化和数字化工作情况。

4. 整理方法

4.1. 文件材料装订

• 以件为单位进行装订。

4.2. 文件材料分类

• 按照八大类的顺序进行分类。

4.3. 文件材料的排序

• 分入不同类目后，按问题-时间顺序排列。

4.4. 文件材料的编写

• 例：4003-1-2（全宗号，全宗介绍类，第2件）。

4.5. 编制文件材料目录

• 编制文件材料目录。

4.6. 文件材料装盒

• 文件材料装盒。

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