采购（招标）管理办法（试行）
1. 总则
1.1 制定背景
1.1.1 规范采购活动
- 为规范苏州高铁新城物业管理有限公司（以下简称“高铁物业”）采购活动，提高采购管理水平、降低采购成本，保证采购质量，控制采购风险，根据相关法律法规及公司章程，特制定本办法。
- 高铁物业的采购活动涉及物资采购、服务采购、维修维保、保险、租赁等多个方面，制定统一的管理办法有助于规范操作流程，提高工作效率。
1.1.2 适用范围
- 本办法适用于公司各部门及各管理项目，旨在确保采购活动合规、透明、高效。
1.2 定义与解释
1.2.1 采购定义
- 采购是指以购买物资或服务及相关活动，包括但不限于劳务、顾问、维修维保、保险、租赁等非工程类采购。
- 采购代理机构指依法设立、从事采购代理业务并提供相关服务的社会中介组织。
- 供应商指向采购人提供货物、服务的法人和其他组织。
1.2.2 公开交易平台
- 公开交易平台指苏州市公共资源交易平台、江苏省招标投标公共服务平台或其他公开交易平台。
2. 职责分工
2.1 组织机构职责
2.1.1 采购工作小组
- 采购工作小组是公司采购工作的领导和决策机构，负责监督与落实采购工作，拟定公司采购管理制度与流程，汇总、编制、上报、下达采购预算等。
- 采购小组由高铁物业总经理担任组长，副总经理担任副组长，财务总监、营业部负责人、运营部负责人、综合部负责人担任成员。
2.1.2 综合部
- 综合部负责公司及管理项目日常消耗物资、常规保洁物资、工程维修耗材、应急物资采购计划的收集、分析、审核、集中集采、监督使用工作。
- 负责建立日常耗品、常规保洁物资、工程维修耗材商品册，定期进行市场询比价，对供应商配送及时情况、货品质量、服务等情况定期收集评价。
2.1.3 运营部
- 运营部负责组织各管理项目/部门拟定年度采购计划，汇总编制，并上报采购工作小组办公室审批，对年度采购计划实施项实行督察督办。
- 负责对各采购需求单位提交的采购申请进行审核，协调项目根据业务合同完成供应商月度/季度/年度服务评价工作，并在采购小组的统一安排下完成供应商年度考核。
2.1.4 营业部
- 营业部为采购工作小组日常办公机构，负责采购计划的收集、分析、审批，采购资料审核，并对年度采购计划执行情况实施有效监管。
- 负责采购小组会议筹备、召开、形成会议记录，根据上级公司要求及时收取、汇总、上报采购计划。
2.1.5 各业务部室、各管理项目
- 各业务部室、各管理项目负责单项采购预算金额5000元（不含）及以下的采购工作开展，编制本部门、项目年度采购需求计划，根据实际情况提出采购申请等。
2.1.6 财务管理部
- 财务管理部负责审核采购付款申请，对审核通过的付款申请办理付款，定期协助采购需求部门、项目与供应商进行对账。
2.2 采购计划管理
2.2.1 采购计划
- 采购活动实行严格的采购计划管理，运营部组织各管理项目编制《年度采购计划》，明确采购事项类别、预算金额、采购发生时间等信息。
- 《年度采购计划》经采购工作小组审批后作为全年采购依据，如需调整，按照批准流程重新申报审批。
2.2.2 采购申请
- 需求部门、项目依据采购计划及实际情况需要，提出采购申请，填写《采购申请表》，计划外项目确需采购的，要附上《计划外采购立项审批表》。
2.2.3 采购方式选择
- 采购方式包括公开招标、邀请招标、询价、直接委托和单一来源采购，根据采购项目金额和特点选择合适的采购方式。
2.3 供应商管理
2.3 供应商管理
- 公司应当加强供应商管理，重视履约评价工作，加强评价信息的结果运用，评价信息来源包括但不限于内部评价、外部信用评分、投拆处理结果等。
3. 采购实施管理
3.1 公开招标
3.1 公开招标
- 公开招标属于无限制性竞争招标，是通过公开交易平台以发布招标公告的方式邀请所有不特定的潜在投标人参加投标，并按照法律规定程序和招标文件规定的评标标准和方法确定中标人的一种竞争交易方式。
- 采购需求部门、项目不得将达到公开招标采购额度的项目采购化整为零或以其他方式规避公开招标。
3.1.1 成立招标机构
- 采购小组组织成立专门的具有编制招标文件和组织评标能力、人员相对固定的招标机构，招标小组成员一般由需求部室、采购小组成员组成。如委托代理机构招标的，应签订代理委托书或合同，公开招标项目应报公开交易平台备案。
3.1.2 编制、发布招标公告
- 需求部门/项目完成采购需求填报，采购部室应根据采购需求，按照公开交易平台提供的标准文本及相关规定编制招标公告，经审批后报公开交易平台发布。
3.1.3 编制、发放招标文件
- 采购招标文件由采购小组负责编制，其中技术文件由需求部室/项目提供，编制完成后填写《招标文件审批表》报由公司采购工作小组合议会签，在公共交易平台发布。
3.1.4 开标、评标
- 评标委员会可由采购人代表和专家组成，在公开交易平台组织采购的项目原则上在相应的专家库中抽取评委，成员总数为 3 人及以上单数，其中专家不得少于评委成员总数的三分之二；特殊项目可自行选定评标专家，采购工作小组需对此环节进行审批，并对选定的评标专家进行确认。
3.1.5 废标情形
- 在公开招标采购中，出现符合专业条件的供应商或者对采购文件作实质响应的供应商不足三家的、出现影响采购公正的违法、违规行为的、投标人的报价均超过了采购预算等情形之一，应予废标。
3.1.6 重新招标
- 按规定必须进行公开招标的项目有符合重新招标情形的，采购部室应当重新招标。
3.1.7 投诉处理
- 招标过程应自觉接受社会监督，畅通供应商质疑、投诉渠道。
3.2 邀请招标
3.2 邀请招标
- 邀请招标是指采购部室以邀请书的方式邀请特定法人或者其他组织参加采购活动。采用邀请招标方式的，应当向三个以上（含三个）具备承担采购项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出采购邀请书。
3.2.1 发放邀请书
- 采购部室根据采购需求，编制采购邀请书，邀请书应明确招标人信息、招标项目情况、招标要求、时间要求等选择不少于三家单位参与竞标。
3.2.2 编制、发放采购文件
- 采购文件的编制可以参照公开招标的相关规定执行，采购文件须按规定发放给投标人。
3.2.3 组建评标小组
- 采用综合评估（分）法、谈判定价法确定中标人的项目，采购评标小组人数为至少5人（含）以上的单数，由采购工作小组委派1人、需求部室2人、需求部室分管领导1人、其他部室1人组成。
3.2.4 开标、评标、定标
- 邀请招标的开标、评标、定标可参照公开招标的相关规定执行。
3.2.5 有效供应商不足三家
- 邀请招标活动中出现有效供应商不足三家的，应重新组织采购活动。
3.2.6 投诉处理
- 邀请招标中出现下列情况之一的（包括但不限于），应当在资格性、符合性检查时按照无效投标处理。
3.3 询价
3.3 询价
- 询价采购是指采购人或采购代理机构按照规定程序，邀请符合资格条件的供应商进行一次性密封报价，采购人根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。
3.4 单一来源采购
3.4 单一来源采购
- 单一来源采购是指采购人只能从某一特定供应商处采购货物、服务和工程的采购方式。
3.4.1 单一来源采购情形
- 符合技术复杂，有特殊要求或者受自然环境限制，只能从唯一供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、公开招标中仅有唯一供应商满足采购需求的等情形之一，可以依照本办法规定采用单一来源方式采购。
3.5 直接采购
3.5 直接采购
- 直接采购是指直接选择一家符合资格条件的供应商，通过商谈确定价格的采购方式。
3.5.1 直接采购情形
- 金额10000元（不含）以内的货物、服务类采购在完成采购审批后可以进行直接采购。
3.6 采购合同
3.6 采购合同
- 采购部室应当及时与供应商签订书面合同，不得和供应商私下订立背离合同实质性内容的其他协议。
4. 采购验收、付款
4.1 采购验收
4.1 采购验收
- 采购工作完成后，采购需求部室应及时组织采购验收。对验收中发现的问题，统一汇总后向供应商反馈处理。
4.2 采购付款
4.2 采购付款
- 采购需求部室按照合同约定条件发起付款流程并递交付款凭证，财务管理部根据合同条款审核办理支付业务。
5. 其他管理
5.1 内部监督
5.1 内部监督
- 营业部作为采购工作小组日常办公机构，负责监督采购管理工作，对发现的问题及整改情况进行跟踪，重大问题及时报备公司领导。
5.2 责任追究
5.2 责任追究
- 做好采购各方主体的责任落实工作，对于采购活动及合同履约中存在失信等不良行为的供应商，应当按相关法律法规予以相应惩戒。
5.3 采购后评估
5.3 采购后评估
- 采购工作小组每年组织各部室对重大采购合同履行情况进行评估。
5.4 采购档案管理
5.4 采购档案管理
- 采购部室应按规定妥善保存每项采购活动的采购文件资料，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。
6. 附则
6.1 解释与修订
6.1 解释与修订
- 本办法由采购工作小组负责解释和修订。
6.2 实施时间
6.2 实施时间
- 本办法自发文之日起实行，原制度自动废止。
附件：
- 采购方式一览表
- 计划外采购立项审批表
- 采购申请表
- 招标文件审批表（公开招标）
- 采购开标评标（谈判）记录
- 采购审批流程
