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关于规范建设公司招标采购工作有关事项的通知

1. 通知概述

1.1 通知背景

1.1.1 加强公司招标采购项目规范化管理的必要性

• 为进一步加强公司招标采购项目事前、事中、事后的规范化管理，提高风险防控能力。
• 结合招标采购项目实际开展情况，对招标采购工作进行规范和要求。

1.2 通知目的

1.2.1 提高招标采购工作效率

• 通过规范招标采购工作流程，提高招标采购项目的效率和质量。
• 确保招标采购项目符合公司年度财务预算，降低采购风险。

1.3 通知适用范围

1.3.1 通知适用对象

• 各部室、工程管理处等相关单位。

2. 加强招标采购工作事前管理

2.1 做好招标采购计划工作

2.1.1 招标采购计划的制定

• 公司各部室、工程管理处作为招标采购申请单位，应根据实际情况每年11月初向合同管理部备案下年度招标采购计划。
• 每季度向合同管理部提出下一季度的招标采购需求，包括采购理由、项目名称、预算或估算、采购方式、实施时间等。

2.1.2 项目预算管理

• 列入计划的项目必须在公司的年度财务预算内。
• 采购金额100万元以上的项目，未列入年度采购计划的，须报集团公司批复同意后方可开展招标采购工作。

2.2 做好企业采购项目事前管理

2.2.1 采购立项工作

• 经常性、周期性的采购项目应在原合同到期前3至6个月启动采购立项工作。
• 采购项目应确保采购的必要性和合理性，包括采购标的、金额、资质要求、取费标准等。

2.2.2 采购项目合并

• 合理合并采购同类项目，提高采购效率。
• 制定采购计划，整合采购需求，优先考虑合并实施。

2.2.3 代建项目前期服务采购

• 针对代建项目的前期配套服务，技术管理部、各工程管理处应制定采购计划，及时启动各节点的前期服务采购工作。

2.3 做好建设工程招标采购项目事前管理

2.3.1 招标计划发布

• 代建项目的勘察设计、施工、监理招标工作，需至少提前30日发布招标计划。
• 各相关部室、工程管理处应根据项目建设任务要求，及时提供相关资料，发布招标计划。

2.3.2 项目前期工作

• 各部室、工程管理处应根据项目建设任务要求，加快推进项目前期工作，适时启动招标采购立项工作。

3. 加强招标采购工作事中管理

3.1 合理编制用户需求书

3.1.1 用户需求书编制

• 根据项目实际情况，准确、合理地编制用户需求书，确保采购内容符合实际需求。
• 避免出现歧义、不清晰、有局限性以及上下文矛盾等情况。

3.1.2 参数、条款设置

• 设置的参数、条款等要求，应确保不少于3家供应商可同时满足要求。

3.1.3 用户需求书修改

• 已在招标采购立项时提交的用户需求书尽量避免修改，确需修改的，应通过工作联系单提交合同管理部，并说明修改原因。

3.2 做好招标控制价（采购限价）管理

3.2.1 采购限价编制

• 采购立项时应明确暂定采购金额的计算依据，费用构成情况。
• 采购限价应根据市场调研和历史数据分析，结合项目需求合理编制。

3.3 配合合同管理部做好招标资料复核工作

3.3.1 意见反馈

• 在招标文件及附件征求意见期间，各部室、工程管理处项目负责人应在规定时间内提出合理意见。

3.3.2 招标资料复核

• 各部室、工程管理处应按照合同管理部要求对招标采购文件进行复核，确保招标资料文件的准确性和完整性。

3.4 各部室、工程管理处的协作与配合

• 采用比选、谈判、评审等方式开展的采购项目，各部室、工程管理处应积极配合合同管理部开展比选或评审工作。

4. 加强招标采购工作事后管理

4.1 配合做好投标报价资料的复核工作

• 确定中标（成交）单位后，各部室、工程管理处应对投标报价文件的响应情况进行复核。

4.2 做好合同签订及履约相关工作

4.2.1 合同审查审批

• 招标采购结果确认后，各部室、工程管理处项目负责人应及时与中标单位沟通，明确合同条款和履约要求。
• 按照合同管理规定，及时发起合同业务审查、合同法律审查和合同审批流程。

4.2.2 履约担保管理

• 要求提供履约担保的项目，合同签订前，配合督促中标单位提供履约担保。
• 合同履行期间，定期对履约担保进行检查和更新，确保履约担保的有效性。

4.2.3 合同归档及履约管理

• 做好合同归档工作。
• 加强合同履约管理工作，督促中标单位按照合同约定履行合同义务。

5. 其他要求

• 招标采购项目业务发起部门负责人作为第一责任人，应提醒并要求各项目负责人按照上述要求做好招标采购项目事前、事中、事后相关工作。
• 合同管理部将做好随机抽查工作，如检查发现未按照上述要求开展招标采购工作的，或因未能做好规划导致项目招标采购进度滞后影响项目开展的，业务发起部门负责人、项目负责人应当承担相应的责任。 """