供应商对账流程详解

1. 目的及重要性

1.1 目的

• 明确供应商对账处理流程，规范账目核对、进项发票与所购货物的正确性、有效性、账务处理及时性、正确性，控制付款风险。
• 对账流程是供应链管理中的关键环节，确保了交易双方的财务一致性。
• 对账流程可以及时发现和解决潜在的财务问题，防止损失。
• 对账流程有助于建立和维护良好的供应商关系，增强双方的信任。

1.2 重要性

• 对账流程是供应链管理中的重要环节，直接关系到企业的财务健康和供应链的稳定性。
• 通过对账流程的规范化管理，可以提高企业的财务管理效率，降低财务风险。
• 对账流程有助于提高企业的市场竞争力，通过优化供应链管理，提高企业的运营效率。

2. 职责

2.1 供应商

• 每月5号与我司对账，提供送货清单、对账后开具进项发票或收据。

2.2 采购部

• 在供应商的送货单确认签名、协助财务人员。

2.3 物资仓管人员

• 完成物资采购入库手续。

2.4 应付财务人员

• 审核、分类、整理。

2.5 对账财务员

• 收集、核对、填写相关单表、在ERP系统点击已核对标注。

3. 对账流程前的事项

3.1 物料仓收到供应商送货单

• 物资收货员收到货物、送货单，在检验、过磅相关的手续后，及时录入ERP系统《采购入库》。

3.2 应付账财务人员收到物料仓交来的单据

• 财务人员应该次日审核确认完毕，采购入库单的核审的内容包括是否有采购合同、单价录入、供方编号、供方全称、采购单号、品号、品名、规格、物料单价、数量、单位等。

4. 对账流程的执行

4.1 在次月5日系统关账后进行对当月应付账款

• 对账账务人员收到相关资料，在对账日与供应商对账时，根据ERP系统进行检查核对，检查是否单据缺漏，核对内容还包括供方编号、供方全称、采购单号、品号、品名、规格、物料单价、数量、单位等。

4.2 对账过程中，有问题及时与应付账财务人员，采购员沟通联系，需全力配合，参考《与供应商异常处理流程》。

4.3 核对无误后，对账人员应保存好明细资料，填写《供货客户对账单》，双方签名确认。

4.4 对账财务人员取得供应商签名挂账单，把《供应商挂账明细表》内容填写完整，若收到发票，需填写《发票清单》。

4.5 对账完毕，需移交对账相关资料给应付财务人员，且做好交接手续。

5. 与供应商异常处理流程

5.1 货物已验收未入账

• 物资仓人员失误漏记入账，对账人员先与应付财务人员沟通联系，若成本会计人员还没关闭物资期间情况下，通知物资仓人员在当月补录入账手续，应付人员、对账人员做回审核、对账手续。

5.2 货物单价、数量差异

• 双方已达成一致，核对采购入库与供应商送货单，确认单价或是数量错误的事实；联系应付财务人员或采购部负责人员，沟通单价错误的具体情况；若双方达成一致，在物资期间没关闭情况下，应付财务人员直接修改单价并重新核对；若物资期间关闭情况下，应付财务人员及时在次月月初做采购入库单价调整，对账财务人员重新核对，并注意对采购入库单价调整单的对账标识。

5.3 供应商遗失单据

• 对账人员在对账过程中，单据整理要求：送货单、过磅单、验收单先后顺序，按照日期先后一一对应粘贴好。供应商单据须齐全、完整，如有遗失相关单据，扣减50元/份。

5.4 供应商首次进行对账

• 对账人员在完成对账后，注意：收取该供应商公司营业执照复印件一份（个人单位需提供本人身份证复印件），委托收款银行账号（公司加盖公章）。

5.5 供应商开具的发票

• 对账人员收取供应商开具有发票，要及时检查发票物资名称、数量、金额是否与供货物资的一致性，数量保留小数点后两位，若有异常退回给供应商重开。

6. 附件表格

• 《供应商挂账明细表》
• 《供应商明细对账表》
• 《供货客户对账单》
• 《发票清单》

7. 总结

• 供应商对账流程是企业供应链管理的重要组成部分，通过对账流程的规范化管理，可以提高企业的财务管理效率，降低财务风险。
• 对账流程的规范化管理，有助于提高企业的市场竞争力，通过优化供应链管理，提高企业的运营效率。
• 通过对账流程的深入理解，可以更好地把握企业的财务状况，为企业的发展提供有力的支持。